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La soluzione si ottiene attraverso l'integrazione di vari prodotti standard leader di mercato (Zetafax per la gestione di fax in rete e Lotus Domino per la gestione di posta elettronica in rete) e consente di rispondere in maniera esaustiva alle problematiche di comunicazione interne ed esterne dell'azienda utilizzando le informazione alla fonte, dove esse vengono generate; infatti i documenti, che scaturiscono sia dall'ambiente Office che dall'ambiente gestionale/transazionale vengono gestiti dai "sistemi di comunicazione" standard (fax e posta elettronica) con notevoli risparmi di tempo e denaro. |
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La soluzione base prevede l’adozione di un software di gestione Fax in rete: Zetafax. |
Tale software affronta le tipiche problematiche della gestione Fax in un gruppo di lavoro: condivisione linee telefoniche Fax, condivisione rubriche dei numeri di Fax, gestione centralizzata delle copertine dei Fax.
I Fax in arrivo vengono automaticamente inviati a uno o più utenti scelti . I Fax in uscita vengono inoltrati al Server Fax che provvede ad inviarli in maniera automatica, senza necessità di supervisione, non appena possibile. Per ogni Fax inviato l’utente può in qualsiasi momento richiedere le informazioni di stato, ad esempio a quali destinatari è già stato inviato e a quali deve ancora essere inviato.
Il documento creato dall'utente, qualunque esso sia, può essere spedito via fax, indipendentemente dall'applicazione Windows usata. L'utente deve semplicemente stampare il documento su una stampante virtuale per far apparire una finestra che richiede i parametri di invio. E' anche possibile inserire nel Fax una copertina personalizzata, comprendente il logo dell'azienda e la propria firma.
I Fax in entrata possono anche essere annotati. Questo dà modo agli utenti di apporre la propria "Approvazione" sui documenti ricevuti oppure di aggiungere i propri commenti. I fax editati possono poi essere rispediti al mittente oppure reinstradati a un altro destinatario
Dopo aver spedito il fax, gli utenti possono visualizzare un rapportino di trasmissione oppure si può programmare il Fax Server per stampare automaticamente i rapportini di trasmissione. È inoltre possibile stampare in automatico sia i fax ricevuti che quelli spediti, normalmente su carta A4 come un fax manuale o miniaturizzati (più pagine di fax in un unico foglio).
Il fax server di Zetafax funziona come un servizio su WindowsNT, e non necessita di un calcolatore dedicato. Supporta nella versione base fino a due linee fax standard, che possono essere aumentate secondo le necessità.
I fax possono essere spediti facilmente sia a uno che a “n” destinatari, così come anche lo stesso fax può partire simultaneamente su più linee fax di Zetafax.
E’ possibile integrare la ricezione e/o la spedizione dei Fax con la posta elettronica di Lotus Notes (modulo software incluso nel pacchetto Zetafax). |
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| Modulo SFC VIEW per archiviazione fax. |
L’archiviazione dei Fax è oggi un problema per le aziende, sia per lo spazio fisico necessario sia per l’impossibilità oggettiva di costruire un indice consultabile rapidamente in caso di ricerca di un Fax archiviato.
Il prodotto S.F.C.View, permette di acquisire automaticamente dal server Zetafax tutti i Fax in ingresso e in uscita immagazzinandoli in un archivio indicizzato.
Oltre all’immagine del Fax, S.F.C.View archivia anche tutti i dati automaticamente reperibili dal server Fax, ad esempio per i Fax ricevuti saranno disponibili informazioni quali data e ora della ricezione e CallerID (numero telefonico) del mittente; per i Fax inviati oltre a data e ora dell’invio e CallerID del ricevente, saranno disponibili il nome e numero di Fax dell’azienda destinataria, il nome della persona che ha inviato il Fax e molte altre informazioni.
Ogni Fax archiviato potrà essere corredato di una descrizione scelta dall’utente.
S.F.C.View è dotato di un’interfaccia semplice e intuitiva che permette di effettuare ricerche guidate nell’archivio dei Fax. Una volta individuato il Fax che interessa è sufficiente un click del mouse per visualizzarlo o stamparlo.
Alla fine di ogni anno è prevista l’archiviazione su supporto magneto-ottico di tutti i Fax in modo da creare uno storico di tutti i Fax inviati e ricevuti su supporto rimovibile. |
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La soluzione base prevede l’adozione di un software di gestione Posta elettronica in rete: Lotus Domino. |
Tale software affronta le tipiche problematiche della gestione messaggistica in un gruppo di lavoro: condivisione informazioni all’interno dell’azienda, condivisione rubriche degli indirizzi e-mail, distribuzione dei dati a filiali, agenti o sui propri pc portatili.
In pratica i messaggi in arrivo vengono automaticamente inviati agli utenti destinatari. I messaggi in uscita vengono inoltrati al Server di posta che provvede ad inviarli in maniera automatica, senza necessità di supervisione, non appena possibile. Per ogni messaggio inviato l’utente può in qualsiasi momento richiedere le informazioni di stato, ad esempio a quali destinatari è già stato inviato e a quali deve ancora essere inviato.
Il documento creato dall'utente, qualunque esso sia, può essere spedito via e-mail, indipendentemente dall'applicazione Windows usata. L'utente deve semplicemente compilare il documento e allegarlo al messaggio di posta.
I messaggi in entrata possono anche essere annotati. Questo dà modo agli utenti di apporre la propria "Approvazione" sui documenti ricevuti oppure di aggiungere i propri commenti. I messaggi editati possono poi essere rispediti al mittente oppure reinstradati a un altro destinatario.
Sarà inoltre possibile utilizzare tutte le funzioni di posta elettronica e di scheduling anche tramite un comune browser internet
Il Server Domino funziona come un servizio su WindowsNT, e non necessita di un calcolatore dedicato. Supporta nella versione base cinque utenti, che possono essere aumentati secondo le necessità. |
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| Modulo SFC Integrazione Fax, e.mail e AS/400. |
Quando nella LAN sono inseriti uno o più AS400, l’automazione nella gestione dei fax o delle e-mail, non può trascurare il cuore di tutto il sistema informativo aziendale.
L’invio di grossi volumi di stampa via fax o e-mail (pensiamo alle conferme d’ordine, ai solleciti di pagamento, agli invii di estratti conto, ecc.) può essere effettuato in maniera automatica utilizzando il modulo AS/FAX E-MAIL.
Grazie a questo software, ogni stampa eseguita su AS/400 e poi spostata in una coda opportunamente predisposta, sarà inviata al Server Fax/E-Mail e quindi spedita a tutti i destinatari interessati.
L’instradamento fax o e-mail viene deciso a livello di singolo destinatario. Il modulo supporta tutte le soluzioni Forma su piattaforma AS/400 ma può essere personalizzato per qualunque stampa AS/400 (a patto che questa contenga il codice cliente/fornitore).
Ogni singolo documento può essere trasferito alle seguenti applicazioni:
1. Fax: ogni Fax inviato da AS/400 sarà composto di 2 sezioni: un’intestazione predefinita che potrà contenere il logo dell’azienda e i riferimenti del mittente e del destinatario; il testo della stampa prelevato da AS/400 costituirà il corpo del Fax.
2. E-Mail: ogni E-mail inviata da AS/400 conterrà un’intestazione dei dati da trasmettere ed in allegato il documento inviato.
3. Come terza possibilità sarà possibile dirigere il documento su una stampante.
Da sottolineare che in tutti i casi su esposti la stampa AS/400 potrà essere arricchita graficamente nel passaggio verso il server PC:
• Il fincato (compilato elettronicamente con qualsiasi prodotto grafico PC, e quindi modificabile dal punto di vista estetico e di contenuti) verrà sovrapposto al corpo del documento (ad es. modello tipografico per conferme d’ordine, bolle, fatture, ecc.)
• Immagini potranno essere incluse nel corpo del documento (ad es. immagini dei prodotti). |
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